Klantverhaal: Topaz en App Anne

Met App Anne, de ECD-app van Adapcare, heeft de zorgprofessional het ECD altijd binnen handbereik. Ruim 80% van de dagelijkse werkzaamheden kan eenvoudig in de app worden uitgevoerd.

We spraken met Topaz over hun ervaring met de implementatie en het gebruik van App Anne. Van de voordelen van spraakgestuurd rapporteren tot de praktische uitdagingen en successen in de pilotfase: Topaz deelt waardevolle inzichten en laat zien hoe technologie bijdraagt aan betere zorg én werkplezier. Lees verder en ontdek hoe zij het proces hebben aangepakt en wat dit betekent voor zowel zorgverleners als cliënten.

 

Adapcare: Wat was de aanleiding om App Anne te gaan gebruiken?

Topaz: Uit onderzoek, van bijvoorbeeld brancheorganisatie ActiZ, blijkt dat spraakgestuurd rapporteren tijd kan besparen. Door minder tijd kwijt te zijn aan administratie hebben de medewerkers meer tijd voor de cliënt. Daarnaast toont onderzoek aan dat spraaksturing ook het werkplezier van medewerkers vergroot. Voor ons de belangrijkste redenen om met spraakgestuurd rapporteren aan de slag te gaan. Een mooie bijkomstigheid is dat spraaksturing helpt om eventuele taalbarrières te overbruggen. Zo wordt de rapportage beter leesbaar en bevordert de kwaliteit. Ook het lezen van de rapportage kan gemakkelijk op de mobiele werktelefoon dankzij de app Anne.

 

Adapcare: Wat gebeurt er als een medewerker moeite heeft met schriftelijke communicatie?

Topaz: Wanneer een collega moeite heeft met de Nederlandse taal en spelling rapporteert hij/zij vaak mondeling aan een andere collega. Deze collega plaats de rapportage vervolgens in het dossier. Dit is een risicofactor, omdat men de informatie anders kan beschrijven of interpreteren. Dit kan betekenen dat belangrijke informatie pas later op de dag in het dossier wordt verwerkt of zelfs overgeslagen of vergeten wordt. Het spraakgestuurd rapporteren is dan echt een uitkomst. Dankzij de mogelijkheid om de rapportage in te spreken hoeft de collega zich niet onzeker te voelen over eventuele taal- en spellingsfouten en kan de rapportage direct plaatsvinden. In de toekomst zouden we graag zien dat het mogelijk is om een rapportage in het Engels in te spreken en de app dit automatisch naar het Nederlands vertaalt. Dit zou enorm helpen, zeker gezien de toenemende diversiteit in de samenleving. 

 

Adapcare: Wat vinden cliënten van spraakgestuurd rapporteren?

Topaz: Het was voor de cliënten in het begin wel even wennen. De afgelopen jaren rapporteerden we namelijk niet meer bij hen thuis, maar op de computer op kantoor. Het spraakgestuurd rapporteren maakt het mogelijk om weer bij de cliënt thuis te rapporteren en hen ook hierbij te betrekken. Het gaat immers over de zorg die de cliënt ontvangt. Als een cliënt aangeeft dat hij of zij het niet prettig vindt dat de zorgverlener tegen een apparaat praat, dan respecteren we die wensHet rapporteren vindt dan bijvoorbeeld plaats in een andere kamer of in de auto. Zo kan de medewerker direct de belangrijkste informatie in de rapportage plaatsen. Uiteraard houden de medewerkers hierbij rekening met de privacy van de cliënt en wordt er niet in een openbare ruimte spraakgestuurd gerapporteerd.

 

Adapcare: Verschilt dit per cliëntgroep? De pilot draait nu bij het VPT-team, voor mensen met lichamelijke aandoeningen die zelf goed kunnen aangeven wat ze willen. Bij de psychogeriatrie (PG), denk aan dementiezorg, speelt bijvoorbeeld vaak meer de familie een rol.

Topaz: Ja, dit kan per cliëntgroep verschillen. Bij de mensen met dementie komen er weer andere uitdagingen bij kijken. Iemand met dementie kan, door het ziektebeeld, minder goed begrijpen wat er gebeurt en bijvoorbeeld tijdens het inspreken van de rapportage erdoorheen praten.

 

 

"We hielden het project dicht bij de teams, met regelmatige betrokkenheid van de projectgroep om te bespreken wat er nodig was om het tot een succes te maken."

 

 

Adapcare: Hoe is het proces verlopen van de implementatie van App Anne?

Topaz: De sleutel tot een goede implementatie was het samenstellen van een sterke projectgroep met een duidelijke projectleider en een goed plan. We hebben mensen uit verschillende functies betrokken en ons gericht op drie hoofdzaken: digitale vaardigheden, de app zelf, en de rapportagemethodiek. Vanaf het begin hebben we de juiste personen uit de zorgteams betrokken – de key-users. Hun rol was helder gedefinieerd en zij waren actief betrokken gedurende het hele project. Ook na het project blijven zij een belangrijke rol spelen in de adoptie.

We hielden het project dicht bij de teams, met regelmatige betrokkenheid van de projectgroep om te bespreken wat er nodig was om het tot een succes te maken. Elk van de drie deeltrajecten had een eigen projectleider. Daarnaast waren ook een  beleidsadviseur en de afdeling scholing nauw betrokken., We wisten namelijk dat er specifieke trainingen nodig zouden zijn.

We ontwikkelden verschillende trainingsmaterialen, zoals zakkaartjes, posters, werkboekjes en folders. We organiseerden klassikale trainingen en boden coaching-on-the-job aan, zodat medewerkers de informatie op verschillende manieren konden opnemen.

Deze aanpak stelde ons in staat om kleine stappen te zetten, terwijl we een gevoel van urgentie en enthousiasme creëerden. De key-users werden echt ambassadeurs van de app en de nieuwe methodiek van het rapporteren volgens de SOAP

 

Adapcare: Hebben jullie hier veel tijd aan besteed? 

Topaz: Ja, we hebben de risico’s goed in kaart gebracht en de randvoorwaarden gedefinieerd om het project te laten slagen.

 

 

"Het is veel makkelijker om snel cliëntinformatie te raadplegen op een mobiele telefoon, in plaats van eerst een laptop of tablet te moeten pakken en in te loggen."

 

 

Adapcare: Wat was de reactie van de eindgebruikers? 

Topaz: Aan het begin van het project hebben we een nulmeting uitgevoerd, gericht op rapporteren en het ECD (Elektronisch Cliënt Dossier). We vroegen onder andere: “Kun je de informatie gemakkelijk vinden?” en “Ervaar je frustraties bij het rapporteren?” Dit gaf ons waardevolle inzichten.

Nu zitten we midden in een vervolgmeting, waarbij we gegevens verzamelen om de impact te evalueren en waar nodig bij te sturen. We hebben al gezien dat vooral de gastvrouwen erg blij zijn met de app.

Het is  veel makkelijker om snel cliëntinformatie te raadplegen op een mobiele telefoon, in plaats van eerst een laptop of tablet te moeten pakken en in te loggen. Iedereen heeft nu een eigen toestel, wat de toegankelijkheid van belangrijke informatie aanzienlijk vergemakkelijkt. Toch zijn er ook nog onderdelen die de gebruikers missen. Bijvoorbeeld het adres van de cliënt. De wensen verzamelen we en koppelen we terug aan Adapcare, zodat zij dit kunnen verwerken.

 

Adapcare: Zijn er verschillen tussen intramurale en extramurale zorg wat betreft de acceptatie van de app?

Topaz:  Momenteel draait de app als pilot bij de extramurale zorgteams. We zijn aan het voorbereiden om de app ook intramuraal te implementeren. Het rapporteren intramuraal gebeurt nu voornamelijk op de teampost en niet met en/of bij de cliënt. We hopen dat de app ook het rapporteren van intramurale collega's makkelijker en sneller maakt.

 

Over de nieuwe pilot spraaksturing

Adapcare: Wat zijn de voordelen van de nieuwe functionaliteit spraaksturing waar jullie een pilot mee draaien? 

Topaz: Het is heel prettig dat je met spraaksturing je metingen direct kunt invoeren en opslaan. Het mooie is dat je daarna nog de mogelijkheid hebt om wijzigingen aan te brengen. Alles blijft netjes staan in de rapportage én in de metingen, zonder dat je deze apart hoeft in te voeren. Dat scheelt veel tijd en voorkomt dubbele handelingen. Het is echt een waardevolle toevoeging en helpt ons enorm.Natuurlijk zijn er ook nog verbeteringen mogelijk. Zo geeft een groep collega's aan weinig tot geen gebruik te maken van de spraaksturing. Dit komt doordat er regelmatig issues zijn met de app. Ook is het voor cliënten moeilijk wennen aan het gebruik van spraaksturing in de app.

 

Benieuwd naar de mogelijkheden van App Anne? Neem contact met ons op via info@adapcare.nl of plan eenvoudig een demo in.