In de zorgmarkt neemt het aantal digitale zorginnovaties toe. Dat stelt andere eisen aan zorgmedewerkers: ze moeten digitaler en ondernemender zijn, er wordt meer van hun creativiteit gevraagd en ze moeten beter kunnen netwerken. We kunnen allerlei digitale tools implementeren, maar die zullen niet gebruikt worden als mensen de digitale basisvaardigheden niet beheersen. Je hebt die vaardigheden in deze tijd nodig om voorbereid te zijn op de ontwikkelingen die gaan komen. We spreken Suzanne Verheijden, programmamanager innovatie en initiator van het programma ’digitale vaardigheden’ bij ’s Heeren Loo.
De zorg is niet meer voor te stellen zonder digitale vaardigheden. Hoe staat het gesteld met deze vaardigheden?
Suzanne: ‘Als medewerkers nog niet geoefend zijn in het werken op een computer en ze moeten van de organisatie allerlei digitale rapportages maken in een nieuw systeem of meedoen aan een pilot beeldzorg, dan is dat een grote uitdaging. Ik zag bij ’s Heeren Loo dat het veel medewerkers ontbrak aan digitale basisvaardigheden. Niet zo gek eigenlijk, de zorgmedewerker kiest ten slotte primair voor de zorgrol en niet voor de administratierol. Uit een onderzoek dat ik vervolgens ben gaan uitvoeren binnen de organisatie bleek dat van de 10.000 medewerkers er naar schatting 1.000 digibeet zijn, of liever gezegd digitale starter. Dat is één op de tien uitvoerende medewerkers.’
‘Wanneer je daarbij de aanname doet dat een medewerker die niet zo goed is met computers, soms wel dertig minuten langer doet over een registratie, dan kan je dat een tijdwinst opleveren van ruim 100 uur per jaar. Tijd die beschikbaar komt voor zorgtaken als een zorgmedewerker een computercursus krijgt. Investeren in digitale vaardigheden loont dus als jouw zorgorganisatie iets wilt doen aan het verminderen van regeldruk,’ aldus Suzanne.
‘Het inzicht in de resultaten van het onderzoek plus het gegeven dat betere digitale vaardigheden zorgen voor een kortere registratietijd, resulteerde tot een belangrijk besluit bij ’s Heeren Loo: het bezitten van digitale vaardigheden mag geen keuze meer zijn, maar is een noodzaak om de kwaliteit van zorg voor de toekomst te kunnen waarborgen. Elke medewerker, van schoonmaker tot bestuurder, moet digitaal vaardiger worden en daarin, als het nodig is, worden bijgeschoold.’
Wat zie je in de praktijk? Waar liepen medewerkers tegenaan?
‘In de aanloop van het project ‘digitale vaardigheden’ hebben we interviews gehouden met de digitale starters en vroegen hen naar hun angsten en wat ze nodig hebben om hun digitale vaardigheden te verbeteren. Eén van de medewerkers vertelde dat ze nog nooit haar kilometers had gedeclareerd, omdat ze niet wist hoe dat moest in het systeem. Een andere medewerker gaf aan dat ze ooit met één druk op de knop een scriptie van haar dochter heeft verwijderd. Sindsdien durft ze niet meer achter de computer te zitten en is ze bang dat ze alle bestanden van ’s Heeren Loo verwijdert. Eén van de begeleidster zei in een interview: ‘Ik ben niet zo goed met computers. Ik doe er een half uur langer over om te rapporteren dan mijn collega’s.’ Mensen maakten zich zorgen dat hun managers te weten kwamen hoe weinig ze op de computer konden. Er is veel schaamte en taboe, net als bij laaggeletterdheid, wat soms in combinatie voorkomt. Een nieuwe medewerker kreeg een burn-out en gaf aan dat ze niet wist welke applicatie waar voor was en hoe ze in moest loggen en raakte volledig in paniek. Er zijn mensen die het ECD al jaren vermeden hebben uit angst en onzekerheid. Dat verbergen ze door dingen te zeggen als ‘ach jij kunt zo lekker snel typen, wil jij dit even rapporteren? Dan doe ik de was!’. Mensen vinden roosterapplicaties en het ECD vaak moeilijk maar hebben ook weinig kennis over privacyregels, internet, apps, veilig Googelen enz.
Uit de interviews met de starters bleek ook het groeiende besef en de noodzaak van het verbeteren van de digitale vaardigheden, maar daarbij gaven medewerkers aan dat ze dat graag samen met collega’s wilden doen en een geduldige collega die hen helpt.’
De Hogeschool van Arnhem en Nijmegen heeft onderzoek gedaan naar de digitale vaardigheden in Zorg en Welzijn’. Hieruit bleek dat jongere respondenten over hogere digitale vaardigheden beschikken dan oudere respondenten. Herken je dat?
Suzanne vervolgt: ’Het gebrek aan digitale vaardigheden zit bij alle functies. Een applicatiebeheerder die wat ouder is en niet weet hoe hij de iPad moet bedienen, de directeur die geen mails kan versturen en dat door zijn secretaresse laat doen en de medewerker die nog nooit in het ECD heeft gekeken.’
‘We zien wel dat veel van onze jongere, mbo-geschoolde medewerkers over het algemeen digitaal een stuk vaardiger zijn dan de oudere medewerkers. Maar schrijven, bijvoorbeeld in de vorm van mailen en rapporteren, vinden ze vaak lastig. Ze zijn gewend te communiceren in veel korte zinnen, met emoticons, afbeeldingen en ‘gifjes’ en dat is niet altijd passend in communicatie met bijvoorbeeld verwanten. Ze weten ook niet welke info op internet betrouwbaar is en welke gegevens van cliënten ze wel of niet mogen delen. Aandacht daarvoor in de opleiding is belangrijk.’
‘Ze pakken de digitaal benodigde vaardigheden wel sneller op. Ik zie voor deze groep toekomstige collega’s dan ook een rol weggelegd om onze zittende medewerkers, maar ook cliënten en verwanten in technologische ontwikkelingen mee te nemen. Daar is overtuigingskracht en enthousiasme voor nodig. Als je de huidige middelen niet optimaal weet te benutten, zorgt dat voor veel tijdsverlies. Het zou mooi zijn als nieuwe medewerkers daarin een frisse wind zijn. Mijn ervaring is dat medewerkers het beste luisteren naar collega’s uit hun eigen vakgebied. Dat probeer ik te faciliteren en te stimuleren. Inmiddels wordt het thema landelijk door allerlei organisaties in diverse sectoren opgepakt en rollen werkgeversorganisaties zoals Utrechtzorg het programma ook breed uit om vaardigheden te verbeteren maar ook de werkdruk en arbeidsmarkttekort aan te pakken.’
Kun je iets vertellen over de oplossingsrichting waar jullie voor hebben gekozen?
‘Binnen ’s Heeren Loo zijn we gestart met het project ‘digitale vaardigheden’. Dit betekent concreet dat elke medewerker, van schoonmaker tot bestuurder, digitaal vaardiger moet worden en daarin, als het nodig is, worden bijgeschoold. Er wordt rekening gehouden met verschillende leerstijlen, maar uiteindelijk moet iedereen aan het basisniveau voldoen. We hebben een nieuw competentieprofiel opgesteld waarin per functie is aangegeven welke vaardigheden daarbij horen. Het is een punt van aandacht in functioneringsgesprekken, maar ook in sollicitatiegesprekken. Het moet helemaal geborgd worden in onze organisatie. De campagne richt zich ook op medewerkers die sterk digitaal vaardig zijn’ en juist op zoek zijn naar verdieping. Dat heeft geleid tot een nieuwe taak: digicoach. Hiermee komen we tegemoet aan de wensen van de zorgmedewerkers.’
‘Ook hebben we een scholingsprogramma ontwikkeld dat bestaat uit acht modules: social media, digitale basisvaardigheden, privacy en gegevensbeveiliging, domotica, officeprogramma’s, applicaties van ’s Heerenloo, e-health en technologie, apps en instellingen. We hebben meer dan 20 digicoaches opgeleid om de collega’s hierbij te coachen. Ter ondersteuning hebben we een kennissite gemaakt die medewerkers en teams kunnen gebruiken. Die is inmiddels in samenwerking met het ministerie van VWS en ECP (kennisplatform voor de informatiesamenleving) doorontwikkeld naar de VVT-sector. Het is de bedoeling dat andere sectoren volgen.’
De module ‘digitale basisvaardigheden’, kun je daar iets meer over vertellen?
‘Voor de training basisvaardigheden moet iedere medewerker binnen twee jaar aan het basisniveau voldoen. Zo moet elke medewerker weten wat de voordelen, kansen en risico’s van Facebook zijn, omdat onze cliënten daar veel gebruik van maken. De medewerkers moeten kunnen e-mailen en een foto of bijlage aan de mail kunnen toevoegen. Ze moeten kunnen rapporteren in het ECD en daar een bijlage aan kunnen hangen, weten wat de betekenis is van het woord eHealth en een app kunnen downloaden. Hele praktische vaardigheden dus die we samen met onderwijs en zorg hebben samengesteld. ‘
En met betrekking tot het ECD? Wat waren de actiepunten?
Wat moet je waar noteren, privacy en gegevensbeveiliging, sneltypen maar ook ‘hoe log je in?’ Werken in een ECD vraagt alle basisvaardigheden die voor het werken met computers belangrijk zijn.
Typen, iconen herkennen, uploaden, delen, enz.
Welke tips heb je voor andere zorgorganisaties?
Op de website ‘digivaardigindezorg.nl’ kun je onder andere de competentieprofielen vinden die we hebben ontwikkeld, spelletjes, een basisvaardighedentest digitale vaardigheden, plaatjes, posters, lesmateriaal en nog veel meer. In eerste instantie hadden we deze website voor onze eigen organisatie ontwikkeld, maar we hebben hem eigenlijk direct ook voor andere organisaties toegankelijk gemaakt. We willen daarmee het delen van kennis in de zorg stimuleren en hopen dat anderen ook hun kennis met ons delen, zodat we deze site verder kunnen uitbreiden. Zet een digicoach in die collega’s on the job begeleidt en zet als organisatie gezamenlijk de schouder er onder. Richt je niet alleen op de werkvloer, we kunnen allemaal een stapje vooruit.’
Tot slot
Als ECD-leverancier zijn we ons bewust van het belang van een systeem dat eenvoudig is voor alle medewerkers in de zorgorganisatie. Eenvoud is niet voor niks het belangrijkste speerpunt bij de ontwikkeling van ons product. Daarnaast bieden we ondersteunde trainingen, documentatie en een video met tips om gebruikers ‘eenvoudig’ op weg te helpen in ons systeem.
Mocht je meer handvatten en instrumenten zoeken om als zorgorganisatie om te gaan met digitale vaardigheden van je medewerkers, hier volgen een paar tips:
• Op www.digivaardigindezorg.nl kun je een zelftest doen om je eigen digitale vaardigheden in te schatten als medewerker gehandicaptenzorg of medewerker VVT (Verzorging, verpleging en zorg Thuis). Ook biedt de site concrete aanbevelingen en instrumenten om je digitale vaardigheden te verbeteren.
• Op de website van Nictiz vind je acht tips om digitale vaardigheden van zorgprofessionals te verbeteren. http://kennismagazine.nictiz.nl/digitale-vaardigheden-zijn-voor-zorgprofessionals-onmisbaar#!/digitale-vaardigheden-van-zorgprofessionals-verbeteren
• Suzanne ontwikkelde voor haar Buro StrakZ een opleiding voor digicoaches en deze training is geaccrediteerd voor veertien punten. www.burostrakz.nl/trainingen
